Raportti: Midsummer Bridge Tournament 14.6-17.6.2012

Midsummer Bridge Tournament projekti käynnistyi kokouksella vuoden 2011 alussa. Projektissa mukana olivat puheenjohtaja Jarmo Laakso, Olli Rahi (joka joutui jättämään asian vähemmälle työesteiden takia), johtaja Martti Meronen Majatalo Onnelasta ja sihteerinä Virpi von Gruenewaldt. Tavoitteena oli järjestää kansainvälinen kilpailu Suomessa kesän parhaaseen aikaan. Kilpailuun osallistujen tavoitteeksi asetettiin haasteellisesti 200 kilpailijaa.

Nettisivu: Ensimmäisinä toimenpiteenä oli saada aikaan kunnollinen nettisivusto, jossa olisi mukana alustava ohjelma. Nettisivu käynnistyikin hyvin kesällä 2011, mutta nettisivun pitäjä ilmoitti sitten lopettavansa ja jouduimme hankkimaan uuden sivunpitäjän. Tässä oli ensimmäinen vastoinkäyminen, joka hidasti selvästi tiedon levittämistä. Nettisivusta kuitenkin tuli todella hyvä ja kuvamateriaali toimitettiin Majatalo Onnelan kuvapankista.

Kilpailujen tuki: Jäsenemme Finn Wardi lupautui hankkimaan tukirahoitusta. Sekä Finn Wardi että johtaja Martti Meronen hankkivat yhteensä 6000 € tukirahoitusta. Lisäksi Suomen Bridgeliitto ry haki kulttuuriministeriöltä rahoitusta ja saimme 2012 kesäkuun alussa 4000€. Yhteensä tukirahoitusta oli 10 000€.

Markkinointi: Projektiryhmä ja Laurean ammattikorkeakoulusta Pia Björkell (Pia Björkell teki markkinoinnista opinnäytetyön) olivat suunnittelemassa markkinointia. Tärkeänä pidettiin tiedon levittämistä sekä kotimaassa että ulkomaille. Aikaisessa vaiheessa hankittiin sekä suomenkielinen että englanninkielinen esite kilpailuista. Ongelmaksi muodostui se, että ohjelma muuttui matkan varrella ja jouduimme ottamaan uuden painoksen esitteestä. Lisäksi hankimme yhden roll-upin, jossa oli kuva Tuusulan järvestä. Roll-up kulki eri paikoissa kilpailuissa. Teetimme julisteita. Esitteitä lähetimme jokaiseen Euroopan maahan bridgeliitoille. Kilpailu oli merkitty kansainvälisiin kilpailukalentereihin. Esitteitä annettiin myös mukaan jäsenillemme heidän käydessään ulkomailla kilpailuissa. Tämän ohella sähköpostilla lähetettiin runsaasti esitteitä sekä Ruotsiin että Norjaan.

Ohjelma: Ohjelmaa alunperin suunniteltaessa laitettiin kilpailujen väli aika väljäksi, jotta esim. ulkomaalaiset ehtisivät tutustua lähiseutuun aamu-ja iltakilpailun välllä. Tästä tuli palautetta varsin pian ja ohjelmaan lisättiin lyhyt välikilpailu. Kilpailujen hinnoittelu oli jäsenistön mielestä varsin korkea (lähinnä väärinkäsityksen takia) ja se päätettiinkin korjata. Tämäkin vaikutti painettujen esitteiden oikeudellisuuteen. Tästä saimme myös palautetta ja aiheesta.

Kilpailut: Pääkilpailunjohtajana toimi Kati Sandström ja saimme loppuvaiheessa hänelle myös tukituomariksi Patrik Erikssonin. Kati Sandströmin johdolla kilpailut menivät loistavasti ja valituksia ei kuulunut. Kilpailuihin ei osallistunut niin paljon kuin oli toivottu. Parhaimmillaan avoimessa kilpailussa lauantaina oli mukana 102 kilpailijaa, jossa oli mukana Suomen parhaimistoa. Samaan aikaan oli Euroopan mestaruuskilpailut, joka vähensi huomattavasti Suomen parhaiden pelaajien osuutta. Ulkomaalaisista oli edustettuna koko kilpailujen aikana Venäjä, Viro, Latvia, Ruotsi, Norja ja Espanja. Bridgepöydät ja tarjouslaatikot tuotiin Bridge Areenalta ja kiitos siitä kuuluu Helsingin Shakkiliiton Timo Munukalle ja talkooporukalle. Tulospalvelu pelasi hyvin Bilbon kautta ja ilmoittaituminen onnistui hyvin nettisivun kautta. Siihen oli rakennettu yhteys Bilboon.

Juniorikilpailut: Juniorikilpailuun 14.6.2012 osallistui Suomen lisäksi Viron-, Latvian ja Ruotsin joukkueet. Juniorikilpailuihin piti alunperin osallistua 6 joukkuetta, mutta osallistui neljä joukkuetta. Juniorit lohkaisivat ison osan kustannuksista. Heille maksettiin majoitus Vanhakylän kartanon leirintäalueelta Järvenpäästä ja ruokailut majatalo Onnelassa. Lisäksi juniorit saivat osallistua kaikkiin muihin kilpailuihin ilmaiseksi.
Kustannukset: Kilpailuista ei olisi selvitty ilman taloudellista tukea ja kiitos siitä kuuluu lahjoittajillemme ja kulttuuriministeriölle. Em. taloudellisten vastuiden jälkeen tulos muodostui 1713,38€ positiiviseksi.

Majatalo Onnela: Alunperin kilpailuihin oli varattu majoitus sekä Majatalo Onnelasta että hotelli Gustavelundista. Viimeksi mainitusta hotellivarauksesta luovuttiin varhaisessa vaiheessa, kun nähtiin ettei tarpeeksi asiakkaita tule. Majatalo Onnela hoiti oman osuutensa kiitettävästi ja palvelu pelasi aina kun sitä tarvittiin. Kilpailutila oli tarpeeksi iso, johon olisi mahtunut huomattavasti enemmänkin pelaajia. Ruoka oli hyvää ja päiväruoan hinta oli kohtuullinen. Täysihoitopaketin hintaa arviotiin liian korkeaksi.

Arvioitavaa:
1. Kilpailuihin odotettin kilpailijoita huomattavasti enemmän. Jatkossa kannattaisi suunnitella n 100 henkilölle kilpailut ja jos enemmän tulee niin hyvä.
2. Ohjelman tulee olla mahdollisimman aikaisessa vaiheessa valmis ja sovitut hinnat tulisi pitää paikkansa.
3. Esitteen tulisi olla valmis samaan aikaan kuin nettisivunkin. Esite kannattaisi lähettää sähköpostin kautta. Postituskulut tulivat hyvin suuriksi. Nettisivun pitäjäksi toivoisin samaa, joka hoiti viime marraskuusta lähtien sivustoa.
4. Juniorikilpailuihin tulee varata tarpeeksi rahoitusta, jos he ovat mukana seuraavalla kerralla. Joukkueet tulisi olla tiedossa tarpeeksi ajoissa, koska Majatalo Onnelalla on vaikeuksia muuten tietää varautua henkilömääriin ruokailun suhteen.
5. Majoituksen hinnaksi ei ehkä kannata sopia koko pakettia. Tavalliseen tapaan aamupala huoneen hintaan ja muut vapaan harkinnan mukaan.
6. Majatalo Onnela sopii erittäin hyvin kilpailujen pitopaikaksi.
7. Ilman tukirahoitusta ei voida kilpailuita järjestää.
8. Talkooporukkaa tarvitaan huomattavasti enemmän, jotta kaikki sujuisi paremmin ja keskittää Helsingin kerhojen järjestettäväksi ko. turnaus.
Muutamia kommentteja tuottavan järjestäjän osalta:
9. Viitaten kohtaan 5. Teksti; vapaan harkinnan……. Yksikään hotelli/ravintola ei voi nyt eikä tulevaisuudessa sitoutua tämän kokoluokan tapahtuman osalta ruokkimaan +/- 100 hlöä ilman ennakkotilausta. Työvuorolistat tehdään pahimmassa tapauksessa 3 vkoa etukäteen, tukkutilaus minimi 3 vrk aiemmin jne, tähän lienee turha käyttää aikaa. Vaihtoehtoja on kaksi:
a) Kilpailumaksu pitää sisällään lounaan ja illalliset/päivälliset varataan erikseen hyvissä ajoin etukäteen.
b) Kilpailuun ilmoittautuessa on ensin valittava ruokailee/ei ruokaile. Tällöin selkeästi tuotava esiin että vain varatut lounaat tarjoillaan.
Tämän vuoden kilpailuissa pääkilpailun osalta oli ennakkovarauksia lounaalle noin 40 ja kaiken kaikkiaan pelaajia yli 100. Se että tuottaja (Majatalo Onnela) kantaa vastuun ihmisten ruokkimisesta tällä riskitasolla on mielestäni kohtuutonta. Huomioikaa, että tämä koskee myös muita toimittajia (viite: yo teksti).
10. Omasta mielestäni selvisimme ensimmäisestä kv-turnauksesta ns kuivin jaloin. Selkeitä kehityskohteita ovat ainakin seuraavat:
a) Päätös kilpailun järjestämisestä tulevaisuudessa per heti.
b) Ajankohta lukitaan ja tilat varataan.
c) Myynti/markkinointitoimenpiteet käyntiin heti kun on sovittu kilpailumaksuista, aikatauluista jne. Sovittua ohjelmaa EI MUUTETA.
d) Vastuuhenkilö SBL toimesta nimettynä pääkaupunkiseudulta (tai tiimi) ennen aloitusta.
e) Talkootyöryhmän palaveri alkusyksyyn. Selkeä tehtävien jako ja määräpäivät, joista ei tingitä. Tarkistuspalaverit etukäteen sovittuna, varahenkilöt mietittynä.
f) Nuorten maajoukkueen koordinaattori ottaa jämäkän otteen ja edellyttää muiden maiden joukkueilta tietoja sovitussa aikataulussa. Mikäli ei saa, ko maa ei edusta tulevassa kilpailussa maataan. Realististen määräpäivien osalta ennen projektin aloitusta selvitys tärkeimpien maiden sitoutumisesta ja aikatauluista etukäteen.
Kirpaisee kerran mutta kun määräpäivistä pidetään kiinni, tilanne paranee tulevaisuudessa.
g) Majatalo Onnelan osalta, tärkein kehityskohde pelitilan ilmastoinnin/viilennyksen parantaminen. On jo tilattu.

Summa summarum; paljon ”fiilattavaa” mutta selkeä ohjelma, selkeä hinnoittelu, nopeampi reagointi mm kuljetusten osalta ja tämän kaltainen tilaisuus voidaan mielestäni järjestää kustannustehokkaasti ja ilman suuria taloudellisia riskejä jatkossakin.

Helsinki 12.7.2012
Virpi von Gruenewaldt

Tuusula 12.7.2012
Martti Meronen

Linkki: www.midsummerbridge.com

Tämä sivu liittyy sivuun:
• SBL hallituksen kokous 5/2012